Abbiamo già riferito della ricerca condotta dall’Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano a proposito della possibile dematerializzazione, in Italia, di miliardi di fogli business e documenti.
Venerdì 15, come annunciato, i risultati della ricerca sono stati illustrati a Lecce presso l’Open Space di palazzo Carafa. Abbiamo chiesto le sue impressioni sull’incontro a Salvatore Spagnolo, direttore tecnico della Svic. La nostra azienda è notoriamente da tempo disponibile ed impegnata per incentivare la dematerializzazione presso imprese e pubblica amministrazione locale.
“Dobbiamo gestire i cambiamenti piuttosto che subirli”: questa sollecitazione ho colto più forte, tra le altre emerse nel corso del seminario tenuto da esperti dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano presso il Comune di Lecce.
Il tema, per semplificare, era l’eliminazione della carta a favore di flussi telematici all’interno delle aziende e nei rapporti con la PA, con un duplice scopo: ridurre i costi, grazie alla semplificazione dei processi di gestione e conservazione dei documenti e migliorare i servizi a clienti, fornitori e, nel caso della PA, imprese, contribuenti e cittadini; le nuove forme di comunicazione, infatti, consentono di poter sostituire ai documenti cartacei degli “originali informatici” che possono essere scambiati telematicamente, senza dover trasferire carta o doversi fisicamente recare presso Enti o notai ad apporre le propria firma, con evidenti risparmi di tempo e costi.
La spinta al cambiamento è motivata inoltre dalle possibilità di integrazione dei processi all’interno delle aziende e nelle relazioni con l’esterno, favorita dagli adeguamenti normativi già in essere e in continua evoluzione: quando tutti i flussi cartacei attualmente presenti all’interno di aziende ed Enti saranno sostituiti da flussi telematici tutte le operazioni di “data entry” attualmente svolte all’interno dei reparti amministrativi, commerciali e logistici potranno essere sensibilmente ridotte se non completamente eliminate.
Alcuni esempi:
1. Già dal 2004 è in vigore una normativa che consente di eliminare l’obbligo di stampare su carta i libri contabili e tutta una serie di documenti (fatture emesse e ricevute, etc), attuando la conservazione sostitutiva su supporto ottico di tutti i documenti attualmente archiviati in forma cartacea.
2. A breve i fornitori delle Pubbliche Amministrazioni (tutte, fino al più piccolo Comune) dovranno abbandonare i metodi fino ad ora seguiti per trasmettere le proprie fatture (la tradizionale carta e anche il più moderno “pdf” trasmesso via mail): un sistema gestito direttamente dal Ministero, infatti, farà da tramite per l’invio e la ricezione telematica di archivi prodotti secondo specifiche tecniche in corso di definizione e firmati digitalmente (come già avviene, ad esempio, per l’Unico e molti altri adempimenti con l’Agenzia delle Entrate); per far ciò le aziende dovranno adeguarsi dal punto di vista organizzativo e tecnologico.
Le organizzazioni che realmente hanno messo in atto progetti di dematerializzazione dei propri flussi documentali sono ancora poche; adottare queste innovazioni prima di essere “costretti” dalle leggi o dal mercato significa poter pianificare gli interventi, scegliere le migliori soluzioni, ottenere i migliori risultati e quindi arrivare prima e meglio: “gestire e non subire” appunto.